¿Qué necesitas para lograr una asamblea de copropietarios exitosa?

Repasemos los puntos más importantes que te permitirán hacer de tu asamblea un evento ameno y organizado. 

• Recuerda que la fecha límite para realizar la asamblea ordinaria es el 31 de marzo, ya que el evento debe tener lugar en los 3 primeros meses del año. La citación debe ser realizada con antelación.
• Planea el evento con tiempo, ten en cuenta asuntos logísticos como: el sonido, el número de sillas, fácil acceso al lugar del evento, comodidad, iluminación, refrigerio, etc. 
• ¿Cómo asegurarnos que cada propietario asista? ¡Usa los espacios de la PH para realizar la invitación! Haz uso de las carteleras ubicadas en las entradas a las torres y los ascensores; pon la invitación en los buzones y entrégalas a los porteros; si en tu edificio cuentan con una aplicación o red social, puedes incentivar su uso publicando la citación por este medio. 
• No olvides elaborar el presupuesto anual, ya que lo deberás presentar para su aprobación por parte de los miembros del consejo y asistentes. 
• Imprime y lleva contigo los documentos importantes que te permitan exponer la situación actual de la PH. Por ejemplo: el listado de personas morosas (la cartera vencida al 31 de diciembre), siempre teniendo en cuenta lo que el reglamento de propiedad horizontal determine.
• Es importante que los estatutos del 31 de diciembre estén aprobados y firmados por el revisor fiscal, el contador y el representante legal. 
• No sobra decir que cada administrador debe conocer y entender cada ítem del reglamento de la propiedad que acompaña o gestiona, porque este documento es el que le da las directrices y pautas de cómo debe hacer la citación y lo que debe cumplir la asamblea. 
• Preparar un buen informe de la gestión del administrador. El administrador se debe poner en el lugar del propietario y responder a las dudas más frecuentes que se pueden presentar.

Pero, ¿cuáles podrían ser estas preguntas frecuentes? Revisemos algunas:

1. ¿Los arrendatarios pueden asistir a la asamblea?

R/ La asamblea general de propietarios está conformada de manera exclusiva por los propietarios de bienes privados o sus representantes, sin embargo un arrendatario puede asistir a esta reunión. Esto se encuentra señalado por parte de la Corte Constitucional en la sentencia C-318 del año 2002, en el sentido que lo arrendatarios tienen derecho a ser oídos con respecto a temas que les afecten directamente, pero sin tener derecho a voto, solamente podrán exponer sus inquietudes sobre las decisiones que se tomarán en la asamblea. 

1. ¿Cuántos poderes puede llevar un copropietario a la asamblea?

R/ Si en el reglamento de la copropiedad no se estipula la cantidad, una persona puede representar a un número ilimitado de propietarios. Pero es importante que consideres que no es prudente firmar poderes en blanco o sin llenar, como se tiene por costumbre en algunas propiedades horizontales. 

1. ¿Un arrendatario puede representar a un propietario?

R/ La ley de propiedad horizontal no lo prohíbe, pero es preciso que para esta inquietud se consulte el reglamento de la copropiedad que acompañas o gestionas, ya que si no hay una restricción al respecto, el arrendatario puede representar a un propietario sin problema, siempre que este de el poder al arrendatario. 

1. ¿Quién es el encargado de verificar el contenido del acta que surge luego de la asamblea?

R/ Durante el desarrollo del orden del día se deberán nombrar tres comisionados quienes estarán a cargo de verificar el contenido del acta y su correcta redacción. En el orden del día se deben incluir estos ítems: 1. Verificación del quórum. 2. Aceptación por parte de la Asamblea del orden del día. 3. Elección del presidente y secretario de la asamblea. 4. Nombramiento de la comisión verificadora del acta. 

Cabe resaltar que si el reglamento no establece la elección de estos comisionados, se puede prescindir de este paso. 

En un próximo artículo abordaremos más preguntas que debes preparar y tener en cuenta para hacer de tu asamblea un evento exitoso, ¡Gracias por ser parte de la comunidad Esdetodos.com!