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Importancia del administrador durante el aislamiento

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La cuarentena obligatoria ha hecho que las personas permanezcan todo el tiempo en sus hogares y en un país donde el 60% de la vivienda se encuentra en propiedades horizontales, el rol del administrador cobra mucha importancia. En especial porque todos esos procesos que generalmente son “invisibles” para los residentes y que permiten que la copropiedad siga funcionando con total normalidad cobran un valor vital, para garantizar la comodidad y seguridad de los habitantes del edificio.  

La habilitación de canales de comunicación efectivos que respondan a la circunstancia actual de confinamiento es una de las tareas principales del administrador, pues es la herramienta que ayudará a evitar confusiones, desinformación y hasta caos dentro de la propiedad horizontal. Es por medio de ese canal de comunicación que se deben informar los nuevos procesos, toda la normatividad, decretos y medidas transitorias determinadas por el gobierno, de igual forma y para procurar el orden, un informe constante de los planes a seguir respecto a recibimiento de domicilios y paquetes, circulación en zonas comunes y todo tipo de medidas de prevención sanitaria.

Un plan de comunicación bien articulado es una de las labores más importantes del administrador en estos momentos, pues el volumen de información propia de la situación actual es grande. Asegurarse de que llegue a todos está en determinar de qué manera comunicarla, como boletines por medio de correo electrónico para compartir temas extensos y que necesiten de enlaces externos para su complementación, tópicos que necesiten repetición y recordación pueden ser abordados por medio de carteleras o habladores; situaciones que necesiten de participación pueden ser tratados por medio de grupos en WhatsApp y por medio del mismo se puede ofrecer una atención personalizada a casos especiales. 

Lo anterior se relaciona con la prioridad implícita del momento, pero ¿qué de esos procesos internos que no pueden detenerse a pesar de la crisis sanitaria y económica? Son los procesos financieros los más complejos de mantener y los que más demuestran una buena gestión, porque proporcionan al copropietario tranquilidad y confianza en el administrador. 

Como primera instancia dentro de dichos procesos está el manejo contable, apartado que da cuenta del buen uso de los recursos, con cuentas claras se tiene al día el envío de facturas y se tiene presente el pago de obligaciones con proveedores y colaboradores, pero también permite tramitar mejor el recaudo de cartera, estrechamente ligado con una buena estrategia de comunicación y recaudo de cartera.

Es por medio de una gestión íntegra, pero dinámica que se demuestra la importancia del administrador, pues en momentos de crisis, es el garante de que todo está bajo control y los intereses e integridad de los copropietarios y residentes está en las manos indicadas.

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