La comunicación herramienta para optimizar el recaudo de cartera de las cuotas de administración en la Propiedad Horizontal

Una buena estrategia de comunicación es clave para lograr la optimización en el recaudo de cartera, si bien hablar de pago de obligaciones en medio de la contingencia es un tema sensible, es por medio del pago de la cuota de administración que la propiedad horizontal se mantiene. Y es con esa premisa que la experiencia de cobro debe estructurarse, tener en primera línea las actividades que no pueden suspenderse en el edificio y que involucran la seguridad e integridad de quienes lo habitan, como el mantenimiento de ascensores, áreas comunes, recolección, separación y evacuación de residuos, entre otros. 

En la construcción de esta estrategia se pueden emplear varios medios, estos dependen del tipo de propietario, pues para cada uno hay un mensaje y medida diferente. Partiendo de la situación actual, se van a considerar cuatro tipos de públicos a los que debes llegar:

1. El primero es el que a pesar de la crisis cuenta con los recursos para seguir al día con sus pagos, el objetivo con ellos es pensar en estímulos directos, es decir, llamadas, correos y whatsapp, que promuevan y motiven a que continúe con su buen comportamiento de pago. 
2. El segundo tipo es el que a pesar de poder pagar, no tiene presente la fecha de pago y por ende olvida constantemente ser cumplido con la cuota, o sabe cuándo debe pagar, pero dilata y pospone el desembolso.  El plan de acción con este tipo de propietarios es desde el control juicioso, constante y directo respecto a la obligación pendiente, esto puede incluir acuerdos y negociaciones para hacer efectivo el pago. 
3. El tercero podría ser el más vigente en este momento, es el que cuenta con más deudas que ingresos y por eso presenta mora, con ellos la tarea es más delicada, pues amerita un monitoreo y acompañamiento constante, el objetivo no es llevar las medidas al límite, pero no dejar de renegociar las condiciones porque pueden ser la única manera de encontrar un acuerdo de pago que funcione para ambas partes.
4. Si es una inmobiliaria y no está realizando los pagos de la cuota de administración te invitamos a leer nuestro artículo para que revises las medidas que puedes tomar www.esdetodos.com/inmobiliaria-no-paga-administracion/

Enfoque de las comunicaciones 

Una de las formas de comunicar este asunto con tacto es invitar a pensar en la propiedad horizontal como una máquina que necesita de cada engranaje para su funcionamiento, gran parte de esos engranajes están representados por los colaboradores del edificio que mantienen el espacio limpio, agradable y seguro, y que, de las cuotas de administración sale el único ingreso con el que cuentan dichos operarios, engranajes indispensables para cumplir los protocolos de bioseguridad y mantener limpia, en funcionamiento y segura la copropiedad. 

El objetivo de la metáfora es un llamado a la empatía, a recordar que del pago oportuno de la administración depende el óptimo funcionamiento de esta máquina que llamaremos propiedad horizontal. Es un mensaje en lenguaje positivo que invita de forma no coercitiva a cumplir, para evitar que las necesidades queden sin solución por falta de recursos financieros. 

Insistir persistir y no desistir

Para el recaudo, una gestión de comunicaciones que sea constante es la clave, por tal queremos ayudarte a identificar algunas medidas que te ayuden a lograr un recaudo de cartera oportuno.

1. Hacer uso de los espacios de comunicación en ascensores es importantísimo, las carteleras deben tener información actualizada sobre la importancia de la cuota de administración y los canales para facilitar el pago. 
2. En la portería y áreas comunes, se puede emplear habladores con mensajes y recordatorios, son medios que implican más visibilidad y recordación constante, además de que abarcan de forma general a todos los habitantes del edificio. Su lenguaje debe ser asertivo y siempre visto desde la positividad, en la que se haga un llamado a la consciencia y así una invitación amable a cumplir con el pago de la administración.  
3. Las circulares dirigidas también son importantes, estas deben redactarse de forma empática y con el enfoque de que la copropiedad debe continuar su operación para una buena convivencia.
4. Los mensajes a través de Whatsapp son un buen medio, siempre y cuando no sea a través de grupos, esto para evitar los comentarios y realimentación directa y pública de parte de los demás copropietarios.
5. El personal del edificio también es un canal de comunicación, así que es bueno capacitarlos sobre los mecanismos de pago de la cuota de administración las fechas y los canales de comunicación para contactarse con el administrador. 

Estas son algunas propuestas, pero la invitación a los administradores es que busquen innovar y mantengan una actitud propositiva con los copropietarios, pues una comunicación y escucha activa va a permitir mantener el equilibrio y funcionamiento del edificio. Representa un desafío para todos, pero la concepción de trabajar en equipo como engranajes es el impulso que puede animar la creación de nuevas alternativas para no detenernos.