En la vida cotidiana tenemos diversas actividades y ocupaciones. Acostumbramos tener una libreta de apuntes (o en el caso de los más tecnológicos) una APP en la que constantemente tomamos nota de aquellas tareas que debemos hacer, su fecha, hora y prioridad.

A continuación desarrollaremos una lista de chequeo en donde hablaremos de aquellos temas que no puedes olvidar al momento de la planeación y desarrollo de la asamblea de copropietarios, porque un evento de esta índole requiere una preparación especial en donde se cubran todos los escenarios e imprevistos.

• Lo primero que se debe tener presente es que la asamblea ordinaria se realiza entre los meses de enero a marzo, con fecha límite del 31 de marzo. Luego de tener la fecha establecida, el paso a seguir es elaborar el presupuesto para el año próximo, el cual debe estar avalado por el consejo y realizado por la administración. Este presupuesto es el que se presentará en la asamblea para ser aprobado por los miembros del consejo y asistentes.

• Deben estar aprobados y firmados los estatutos al 31 de diciembre por parte del revisor fiscal, el contador y el representante legal. Cuando el consejo de administración tenga la información anterior aprobada, pasan a citar la asamblea con el administrador, de acuerdo a los tiempos que el reglamento de la propiedad disponga. 

• En cuanto a la citación se debe realizar con antelación y analizar cuáles documentos se deben anexar, por ejemplo: el listado de personas morosas (la cartera vencida al 31 de diciembre), siempre teniendo en cuenta lo que el reglamento de propiedad horizontal determine. Si ocurre un error en la citación, se puede impugnar la asamblea o si la citación no cumple con las características que estipula el reglamento la pueden impugnar. Por ende, la citación siempre debe realizarse basada en lo que indique el reglamento de cada propiedad. 

• Aunque parezca obvio, es importante que tengas listos los documentos que debes imprimir para entregar el día de la asamblea. ¡Las impresoras tienen un poder especial en detectar cuando necesitamos algo urgente y preciso fallan! 

• No sobra decir que cada administrador debe conocer y entender cada ítem del reglamento de la propiedad que acompaña o gestiona, porque este documento es el que le da las directrices y pautas de cómo debe hacer la citación y lo que debe cumplir la asamblea. 

• Para el día de la asamblea hay que considerar que todo esté listo. Con antelación debes considerar los detalles logísticos, tales como: el sonido, el número de sillas, que el lugar donde se va a realizar la asamblea sea de fácil acceso, cómodo y cuente con una buena iluminación y el refrigerio que se vaya a dar. El tema de los poderes es muy importante, se debe verificar que cada uno cumpla con lo que estipule el reglamento, y se debe verificar la información y el coeficiente.

• Para la conformación de planchas del nuevo consejo  es recomendable analizar qué dice el reglamento sobre esto, ya que por ejemplo, personas que no se encuentren al día no podrán hacer parte del consejo. 

• Si el administrador va a llevar a la asamblea la propuesta de cuotas extras debe explicar de manera clara y concisa las obras que se deben realizar, la profundidad de las mismas, el periodo de tiempo que se tomarían y por cuántos meses se estaría recaudando dicha cuota. 

• Para la difusión de la fecha programada, puedes contar con otras estrategias para asegurarte que cada propietario asista, tales como: publicar la citación en las carteleras de las entradas a las torres y ascensores, entregar en la portería junto con la correspondencia la citación. Si en tu edificio cuentan con una aplicación (APP) puedes incentivar su uso publicando la citación por este medio.

• Preparar un buen informe de la gestión del administrador. El administrador se debe poner en el lugar del propietario y responder a las dudas más frecuentes que se pueden presentar: destinación de fondos, estado actual de las zonas comunes, presupuesto y su cumplimiento, estados financieros, entre otros. 

Esperamos que esta check list te sea de ayuda y te deseamos muchos éxitos para la próxima asamblea de copropietarios. 

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