Otras preguntas frecuentes sobre asamblea de copropietarios

Hablábamos en el artículo anterior sobre esas preguntas que muchas veces te puedes hacer frente a la planeación y desarrollo de la asamblea. Hemos dedicado dos artículos sobre este tema porque es importante que en nuestra comunidad encuentres un espacio en el que puedas despejar tus dudas y tener toda la claridad con respecto a todo lo relacionado a la gestión exitosa de copropiedades. Esta será la última entrega relacionada a este tema.

¡Adelante!

¿Cuál es la función del administrador de propiedad horizontal?

El administrador de propiedad horizontal es también el representante legal de la propiedad a la cual representa. Su rol fundamental será cumplir las funciones establecidas en el reglamento de la copropiedad y las que sean determinadas en la asamblea general de propietarios.

Para nombrar algunas funciones podemos decir que debe velar por el cuidado de cada uno de los bienes de dominio común, efectuar los procedimientos necesarios para las certificaciones de las redes de gas, citar oportunamente a los residentes y propietarios a las asambleas anuales, tener actualizado el archivo de documentos de la propiedad horizontal, cobrar y recaudar los gastos comunes, entre otras funciones.

Un administrador también es aquel que representa a cada uno de los
copropietarios en los negocios con terceros y en las actuaciones judiciales. Es importante tener en cuenta que, aunque sea la copropiedad la que contrate o negocie, el administrador es quien la representará y velará por sus intereses.

El administrador se debe encargar de todos los asuntos relacionados con las
funciones de administración ordinaria, si se llega a presentar un caso en el que exceda sus funciones, este deberá consultar al consejo de administración para una mejor orientación basándose en lo que se indique en el reglamento de la copropiedad.

Un tip que le damos a los administradores o a aquellos que estén interesados en serlo, es que conozcan muy bien a los habitantes de la propiedad, sus gustos y preferencias. A su vez, leer y comprender todo lo que estipula el manual de convivencia y el reglamento de la propiedad, ya que estos serán su hoja de ruta y los que le darán las directrices para llevar a cabo una buena gestión.

El administrador puede ser una persona natural o jurídica.

¿Quién designa al administrador?

La asamblea de copropietarios es la encargada de designar, revocar o reelegir al administrador. A su vez, cuenta con la facultad de reglamentar las actuaciones y alcances del administrador. Este puede ser una persona natural o jurídica, quien se encargará de resolver conforme a las previsiones legales, los asuntos cotidianos de la comunidad de copropietarios, bajo la supervisión o control del consejo de administración.

El soporte legal que da origen a su existencia está en el artículo 18 de la Ley de Propiedad Horizontal, el cual indica: “La administración de los inmuebles de que trata esta Ley, corresponderá a la asamblea general de copropietarios, al consejo de administración y al administrador”.

Inicialmente la promotora del conjunto residencial, centro comercial o propiedad mixta designa al administrador o ejerce sus funciones, luego, una vez efectuada la venta del 75% de los apartamentos o locales, los copropietarios designan al administrador, mediante la celebración de la asamblea extraordinaria. El artículo 19 de la ley de propiedad horizontal, establece que las funciones del Administrador se desempeñarán por el período de un año (01) aunque puede ser revocada en cualquier momento o reelegida, mediante acuerdo de asamblea de copropietarios.

¿Cuándo citar a una asamblea ordinaria o extraordinaria?

Para definir cuándo es oportuno citar a una asamblea ordinaria o extraordinaria se debe considerar lo siguiente:

• Asambleas Ordinarias. Se realizarán por lo menos una vez al año. En esta el administrador tendrá la oportunidad de rendir cuentas de su gestión correspondiente a los últimos doce meses y es también el espacio para tratar cualquier asunto que tenga relación con los intereses de los copropietarios. Es preciso decir que no existe un límite para el número de sesiones ordinarias, por tanto, cada que en la copropiedad se requiera, se podrán celebrar dichas sesiones, siempre y cuando no sean motivo de asambleas extraordinarias.
• Asambleas Extraordinarias. Estas sesiones se podrán realizar cuando las necesidades de la propiedad horizontal así lo exijan, o por petición del consejo de administración o de los copropietarios que representen como mínimo el 15% de los derechos de la copropiedad y en estas reuniones solo podrán tratarse temas que estén claramente incluidos en la citación. Para que cuentes con una guía práctica a continuación, te presentamos temas que pueden tratarse durante las asambleas extraordinarias:

1. Alguna modificación que requiera el reglamento de la copropiedad.
2. Cambio de destino de fondo de la propiedad horizontal.
3. Definición de los derechos de uso y goce exclusivos de los bienes comunes a favor de uno o más copropietarios, u otras formas de aprovechamiento de los bienes comunes.
4. Enajenación o arrendamiento de bienes comunes o la constitución de nuevos gravámenes sobre ellos.
5. Enajenación o arrendamiento de bienes comunes o la constitución de nuevos gravámenes sobre ellos.
6. Nuevas construcciones en los bienes comunes, alteraciones y cambios de destino de dichos bienes, incluso de aquellos que estén asignados en uso y goce exclusivo.
7. Remoción parcial o en su totalidad de los miembros del consejo de administración.
8. Gastos o nuevas inversiones extraordinarios que excedan en un tiempo de doce meses, el equivalente a seis cuotas de gastos comunes ordinarios del total de la copropiedad.
9. Programas de autofinanciamiento de la copropiedad y asociaciones con terceros para estos fines.

¿Cuáles son los contenidos de un acta de asamblea?

Todos los acuerdos que se estipulan en las asambleas deben quedar
contenidos en un libro de actas foliado, ya que este será el único instrumento donde se deje constancia de todos los acuerdos o decisiones que se tomen y cada uno de estos deberá acatarse por la minoría que no haya asistido a la asamblea.
Cada acta la deben firmar todos los miembros del comité de verificación del acta (ya hablamos de esto en artículos anteriores) y por los copropietarios asistentes.

A continuación, queremos sugerirles lo que un acta debe incluir:

1. El lugar, fecha y hora en la cual se realizará la asamblea.
2. Debe especificar el tipo de asamblea (ordinaria o extraordinaria) y citación (si es la primera o segunda citación).
3. Incluir una constancia en la que se indique que se cumplió con todas las exigencias de la citación a la asamblea.
4. Listado de los asistentes, el número de votos y su valor.
5. Los acuerdos que se hayan tomado y su número de votos a favor y en contra.
6. Declaraciones que cualquiera de los propietarios quisiera dejar en el acta.
7. Firmas del comité de verificación que autorizan el acta.

(Nota: recuerda que el administrador no podrá integrar este comité).

Esperamos que este artículo sea de gran utilidad para tu labor y recuerda que si tienes alguna nos puedes escribir un mensaje y te estaremos dando respuesta lo antes posible.