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Recomendaciones para administrar eficientemente el correo electrónico de nuestra PH.

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Una realidad recurrente en la administración de propiedad horizontal sucede al abrir nuestro Email y darnos cuenta de que tenemos una gran cantidad de correos sin gestionar, seguido llega una serie de preguntas enfocadas al tiempo que vamos a necesitar para resolver todo.

Saber cómo gestionar tu correo es más importante de lo que piensas y hacerlo de forma efectiva, te puede ahorrar tiempo, dinero y evitar algún malentendido.

Lo primero que debes aprender a usar es tu programa de correo electrónico, sin importa si utilizas Outlook, Gmail, Hotmail, Eudora o algún otro programa de este tipo, la recomendación es invertir tiempo para capacitarte en sus funciones, así puedes aprovechar todo el potencial que estas herramientas te brindan para ser más productivo, en especial cuando pagas por el servicio.

Con las diferentes tareas que demanda una administración de una propiedad horizontal, no podemos estar todo el día pendiente del correo, por esa razón establece momentos durante la jornada para revisar el estado de la bandeja, por ejemplo 4 veces al día:  al iniciar el día laboral, a media mañana, después de almorzar y un poco antes de irte, dedicando no más de 10 minutos en cada caso.

Algunas buenas practicas de gestión pueden estar asociadas al orden, utilizando carpetas, filtros y etiquetas para clasificar los correos de manera mnemotécnica y así facilitar su búsqueda y gestión. Si nuestro caso es la administración de varias copropiedades podemos generar etiquetas que de manera automática identifiquen la procedencia del correo y lo archive en una carpeta con el nombre de cada unidad administrada, si deseas aprender a usar funciones avanzadas del Gmail, te invitamos a consultar nuestro curso de transformación digital y trabajo colaborativo en la P.H disponible en nuestra pagina esdetodos.com

Trata de disminuir la cantidad de correos tipo newsletters y promocionales, es muy común ir por Internet dejando el correo electrónico para recibir las novedades de las diferentes páginas que nos gustan. Sin embargo, si esto se convierte en una costumbre, aumentara la cantidad de distractores en nuestra bandeja de entrada. No tengas miedo de borrar aquellos correos irrelevantes que no volveremos a usar y consumen espacio, y te impiden tener a mano los emails que son realmente importantes.  

A la hora de responder, tenga en cuenta gestionar primero lo mas importante, procurando escribir lo esencial, las personas leen y responden más rápidamente a los correos que no requieren demasiado esfuerzo y siempre antes de enviar un correo, evalúa si ese es el canal de comunicación más adecuado, de vez en cuando es necesario hacer llamadas telefónicas para evitar acumular tantos emails.

Una de las mejores practicas para gestionar aquellos correos que no podemos resolver inmediatamente es vincular tu correo a un gestor de tareas para que no se te pase nada por alto, en el caso de Gmail, podemos usar las aplicaciones colaborativas de Task, Keep y Calendar y para plataformas bajo Microsoft existe apps como Calendario, To do y kaizala. Los expertos en transformación digital de Esdetodos pueden ayudarte a entender mas a profundad el uso adecuado de estas apps colaborativas.

La manera como gestionas el correo electrónico dice mucho sobre ti, y lo productivo que puedes llegar a ser en la administración de propiedad horizontal.

Responde fácilmente estas preguntas

  • ¿Cuántos correos tienes ahora mismo en la bandeja de entrada sin gestionar?
  • ¿Conoces las funciones avanzadas de la plataforma de correos que usas actualmente?
  • ¿Cuánto tiempo destinas al día para responder y enviar correos?
  • Si alguien observa ahora mismo tu bandeja de entrada, ¿Qué pensaría de ti y de tu organización?

Hacerte estos cuestionamientos puede ayudar a tu empresa administradora a reconocer si tu equipo de trabajo está gestionando correctamente el correo electrónico. En caso de que necesites ayuda, puedes contar con el equipo de expertos de Esdetodos y/o visitar nuestra plataforma de cursos especializados.

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