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9 herramientas virtuales infaltables para los administradores de propiedad horizontal

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9 apps administradores

Uno de los aprendizajes más reveladores en el trabajo durante la cuarentena ha sido emplear nuevos medios para realizar las tareas que antes no requerían de mayor logística y organización. Con el limitante de no poder salir de casa, las actividades que requieren de trabajo en equipo se han vuelto por mucho, casi imposibles, afectando el desempeño de algunos administradores y otros profesionales. Como una muestra mínima de lo mencionado es el dilema con las asambleas, pues se han estructurado para que su desarrollo sea netamente presencial, modalidad completamente invalidada por el confinamiento. 

Lo positivo de esta situación es que ha llevado a cada profesional a encontrar herramientas virtuales, que agilicen y potencien sus labores. Por eso el equipo de esdetodos.com.co, buscó algunas para recomendarte y que se vuelvan infaltables, en tu gestión como administrador, aún después de que todo, de una u otra forma se normalice. 

Herramientas para reunirnos sin acercarnos

En el primer lugar presentamos tres aplicaciones para facilitar reuniones grandes o pequeñas.

  • Skype (https://www.skype.com/es/get-skype): esta aplicación está disponible para celulares y computadores, permite un aforo de hasta 50 personas incluyéndote, permite hacer chats grupales, compartir y recibir archivos. Uno de sus limitantes puede ser el hecho de que cada persona que vaya a participar en la reunión debe tener una cuenta o bien, registrarse para poder ingresar a la aplicación.
  • Zoom (https://zoom.us/): esta plataforma es mucho más pedagógica, tiene pizarra, al igual que Skype permite compartir pantalla, tener un chat grupal y tiene versión móvil y para ordenador, tiene la opción de pedir la palabra y cambiar dinámicamente la pantalla entre las personas que estén hablando, este no tiene límite de integrantes, pero sí límite de tiempo en su versión gratuita de 40 minutos, por lo que acabado este lapso de tiempo se debe reiniciar la reunión, la excepción aplica solo en caso de que sean dos personas. La única persona que debe tener cuenta es el encargado de convocar la reunión y los otros pueden ingresar con el enlace proporcionado por quien convoca, para mayor seguridad al momento en el que los externos ingresen se puede asignar una contraseña que solo el administrador sabe. 
  • Jitsi Meet (https://meet.jit.si/): probablemente sea uno de los mejores medios para realizar videollamadas y reuniones en línea, no es necesario descargar la aplicación, crear una cuenta y tampoco tiene límite de tiempo, ni integrantes, todo depende de la capacidad de tu internet para que en la comunicación no se generen ecos, ni retardos en la comunicación, permite compartir pantalla, pedir la palabra y tiene acceso al chat grupal. Como dato adicional, la aplicación se vincula con tu calendario, permitiendo iniciar la reunión en su día con tan solo un clic.

Para trabajar de manera colaborativa 

Sí, las dinámicas de oficina se suspendieron y con ello los proyectos y tareas grupales se ralentizaron, pero no por ello se pueden detener, así que estas son algunas de las opciones para facilitar la supervisión de tareas asignadas a terceros y en ese orden permitir que los proyectos o actividades que también dependan de alguien más puedan seguir avanzando y los flujos no se rompan por el distanciamiento.

  • Trello (https://trello.com/): esta es una aplicación sencilla e intuitiva que te permite crear tableros que se organicen en orden de importancia, estos pueden contener tareas pendientes, en proceso y realizadas, chats donde se pueden compartir archivos y de acuerdo al progreso de cada tarea se define la barra de progreso de la misma. Los tableros son interactivos y a cada tarea puedes vincular personas, imágenes o enlaces para complementar la información. Tiene versión gratuita, pero también de pago con acceso a otras funcionalidades como la vinculación con otras aplicaciones.
  • Slack (https://slack.com/intl/es-co/): esta plataforma permite la creación de canales en donde se pueden reunir las personas a quienes competa una u otra tarea, en estos espacios se pueden compartir archivos, se pueden editar documentos en línea o se pueden realizar video llamadas, ya que puedes vincular múltiples aplicativos, te permite también compartir canales con proveedores o clientes para que estén informados de algún proceso o tema que los involucre y llega a ser gratuito para pequeños equipos de trabajo.
  • Mindmeister (https://www.mindmeister.com/es): crear mapas mentales es la mejor forma de organizar ideas, establecer dudas, definir pasos a seguir y en general construir un flujo de trabajo que promueva la participación creativa de todos. Lo mejor de este aplicativo es que es en línea, así puede construirse por varias personas ubicadas en cualquier lugar del mundo y todo queda respaldado en la nube. 

Las que no pueden faltar para optimizar 

En este bonus compartiremos algunas herramientas que también son en línea y que de diferentes modos te ayudarán a optimizar tus labores y actividades. 

  • Evernote (https://evernote.com/intl/es): esta aplicación te permite crear listas de tareas, libretas con temas de interés, recordatorios, notas de voz, guardar sitios web o imágenes. Tiene una opción web, pero también permite ser sincronizada al descargarla al celular.
  • Google docs: las múltiples opciones de Google permiten también un espacio colaborativo donde se pueden crear, editar y compartir documentos, presentaciones y hojas de cálculo, todo en línea, generando una sincronía entre una, cinco o más personas en diferentes lugares, pero en tiempo real. 
  • Google drive: este es uno de los sistemas de almacenamiento en la nube más conocidos, su uso es fácil e intuitivo y te permite respaldar tus archivos o compartirlos con quien necesites, es un complemento directo de Google docs. 

Si bien cada propiedad horizontal tiene necesidades y condiciones diferentes, una o varias de estas herramientas pueden volverse tus mejores aliadas a la hora de impulsar y facilitar algunas de las labores o formas de hacer que han cambiado por completo con la contingencia. 

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